Pregled procesa

1

Zahtjev

2

Odobrenje

3

Obračun

4

Ovjera

1

Zahtjev za putni nalog

Zaposlenik kreira zahtjev za službeno putovanje u kojem navodi sve potrebne podatke:

Odredište

Grad i država u koju se putuje.

Datumi putovanja

Datum i vrijeme polaska te datum i vrijeme povratka.

Svrha putovanja

Razlog i cilj službenog puta.

Vrsta prijevoza

Avion, vlak, autobus ili automobil. Kod korištenja automobila unose se i podaci o vozilu.

Akontacija

Iznos predujma koji zaposlenik prima prije putovanja.

Rok za obračun

Rok u kojem zaposlenik mora predati obračun troškova nakon završetka puta.

Kreiranje zahtjeva za putni nalog
Kreiranje zahtjeva za putni nalog
2

Odobrenje putnog naloga

Ovlaštena osoba pregledava zahtjev i odobrava ga digitalnim potpisom. Nakon odobrenja, automatski se generira PDF dokument "Putni nalog" koji se prilaže zahtjevu.

Zaposlenik prima obavijest o odobrenom putnom nalogu i može preuzeti generirani dokument.

Odobrenje putnog naloga
Odobrenje putnog naloga
3

Obračun putnih troškova

Nakon završetka putovanja, sustav automatski prebacuje zahtjev u status "čeka obračun" i šalje zaposleniku podsjetnik putem e-pošte. Zaposlenik ispunjava obračun koji se sastoji od sljedećih dijelova:

I. Obračun dnevnica

Dnevnice se automatski izračunavaju na temelju stope za državu odredišta. Ako su osigurani obroci, dnevnica se umanjuje: jedan obrok znači umanjenje od 30%, a dva obroka umanjenje od 60%.

II. Prijevozni troškovi

Kod putovanja automobilom upisuju se početno i završno stanje kilometar-sata. Troškovi prijevoza unose se kao stavke s brojem kilometara i cijenom po kilometru.

III. Ostali troškovi

Smještaj, reprezentacija, takse i ostali troškovi unose se kao zasebne stavke.

IV. Rekapitulacija

Sustav automatski izračunava ukupne troškove i uspoređuje ih s isplaćenom akontacijom. Prikazuje se razlika koju tvrtka duguje zaposleniku ili koju zaposlenik mora vratiti.

V. Izvješće sa službenog putovanja

Zaposlenik unosi tekstualno izvješće o aktivnostima tijekom putovanja, te predaje obračun svojim digitalnim potpisom.

Obračun putnih troškova
Obračun putnih troškova
4

Ovjera obračuna

Ovlaštena osoba pregledava predani obračun putnih troškova i ovjerava ga digitalnim potpisom. Nakon ovjere, automatski se generira konačni PDF dokument "Obračun putnih troškova".

Ovjera obračuna putnih troškova
Ovjera obračuna putnih troškova

Dodatne informacije

Numeracija

Putni nalozi numeriraju se slijedno u godini (npr. #1, #2, #3 za tekuću godinu).

Dnevnice po državama

Stope dnevnica konfigurirane su za svaku državu, s iznosima u EUR ili USD koji se automatski preračunavaju.

PDF dokumenti

PDF se automatski generira u dvije točke: nakon odobrenja zahtjeva ("Putni nalog") i nakon ovjere obračuna ("Obračun putnih troškova").

Obavijesti

Ovlaštena osoba prima obavijest kada je kreiran novi zahtjev ili predan obračun. Zaposlenik prima automatski podsjetnik za predaju obračuna dan nakon završetka putovanja.

Povezanost sa zaposlenicima

Svaki putni nalog vezan je uz zapis zaposlenika u SmartAccountu. Prije kreiranja prvog putnog naloga, potrebno je imati unesene podatke o zaposlenicima.

Za dodatna pitanja, molimo kontaktirajte nas.