Baza znanja

    Putni nalozi

    Putni nalozi u SmartAccountu omogućuju kompletno upravljanje službenim putovanjima, od podnošenja zahtjeva prije puta do obračuna troškova nakon povratka.

    Cijeli proces prolazi kroz četiri faze: zahtjev, odobrenje, obračun i ovjera. Na kraju svake ključne faze automatski se generira PDF dokument s digitalnim potpisom.

    Pregled procesa

    1

    Zahtjev

    2

    Odobrenje

    3

    Obračun

    4

    Ovjera

    1

    Zahtjev za putni nalog

    Zaposlenik kreira zahtjev za službeno putovanje u kojem navodi sve potrebne podatke:

    Odredište

    Grad i država u koju se putuje.

    Datumi putovanja

    Datum i vrijeme polaska te datum i vrijeme povratka.

    Svrha putovanja

    Razlog i cilj službenog puta.

    Vrsta prijevoza

    Avion, vlak, autobus ili automobil. Kod korištenja automobila unose se i podaci o vozilu.

    Akontacija

    Iznos predujma koji zaposlenik prima prije putovanja.

    Rok za obračun

    Rok u kojem zaposlenik mora predati obračun troškova nakon završetka puta.

    Kreiranje zahtjeva za putni nalog
    2

    Odobrenje putnog naloga

    Ovlaštena osoba pregledava zahtjev i odobrava ga digitalnim potpisom. Nakon odobrenja, automatski se generira PDF dokument "Putni nalog" koji se prilaže zahtjevu.

    Zaposlenik prima obavijest o odobrenom putnom nalogu i može preuzeti generirani dokument.

    Odobrenje putnog naloga
    3

    Obračun putnih troškova

    Nakon završetka putovanja, sustav automatski prebacuje zahtjev u status "čeka obračun" i šalje zaposleniku podsjetnik putem e-pošte. Zaposlenik ispunjava obračun koji se sastoji od sljedećih dijelova:

    I. Obračun dnevnica

    Dnevnice se automatski izračunavaju na temelju stope za državu odredišta. Ako su osigurani obroci, dnevnica se umanjuje: jedan obrok znači umanjenje od 30%, a dva obroka umanjenje od 60%.

    II. Prijevozni troškovi

    Kod putovanja automobilom upisuju se početno i završno stanje kilometar-sata. Troškovi prijevoza unose se kao stavke s brojem kilometara i cijenom po kilometru.

    III. Ostali troškovi

    Smještaj, reprezentacija, takse i ostali troškovi unose se kao zasebne stavke.

    IV. Rekapitulacija

    Sustav automatski izračunava ukupne troškove i uspoređuje ih s isplaćenom akontacijom. Prikazuje se razlika koju tvrtka duguje zaposleniku ili koju zaposlenik mora vratiti.

    V. Izvješće sa službenog putovanja

    Zaposlenik unosi tekstualno izvješće o aktivnostima tijekom putovanja, te predaje obračun svojim digitalnim potpisom.

    Obračun putnih troškova
    4

    Ovjera obračuna

    Ovlaštena osoba pregledava predani obračun putnih troškova i ovjerava ga digitalnim potpisom. Nakon ovjere, automatski se generira konačni PDF dokument "Obračun putnih troškova".

    Ovjera obračuna putnih troškova

    Dodatne informacije

    Numeracija

    Putni nalozi numeriraju se slijedno u godini (npr. #1, #2, #3 za tekuću godinu).

    Dnevnice po državama

    Stope dnevnica konfigurirane su za svaku državu, s iznosima u EUR ili USD koji se automatski preračunavaju.

    PDF dokumenti

    PDF se automatski generira u dvije točke: nakon odobrenja zahtjeva ("Putni nalog") i nakon ovjere obračuna ("Obračun putnih troškova").

    Obavijesti

    Ovlaštena osoba prima obavijest kada je kreiran novi zahtjev ili predan obračun. Zaposlenik prima automatski podsjetnik za predaju obračuna dan nakon završetka putovanja.

    Povezanost sa zaposlenicima

    Svaki putni nalog vezan je uz zapis zaposlenika u SmartAccountu. Prije kreiranja prvog putnog naloga, potrebno je imati unesene podatke o zaposlenicima.

    Za dodatna pitanja, molimo kontaktirajte nas.